Whistleblowing

A CSR Tool Essential for Risk Management and Employee Protection

Proper and effective management of reports (Whistleblowing) is of utmost importance in ensuring compliance with the principles of legality and transparency established by the Company (corporate social responsibility), in accordance with applicable laws and the Company’s own rules of conduct.

The Whistleblowing system contributes to identifying and combating any form of wrongdoing, protecting shareholders from economic and reputational damage, promoting a culture of ethics, legality, and transparency within the Company, and strengthening the internal control and risk management system.

Through this procedure, the Company aims to:

• ensure transparency and efficiency of the reporting channels adopted;
• promptly manage reports submitted by the individuals identified herein;
• ensure the protection of the personal data of reporting persons and, where requested, their anonymity;
• protect reporting persons from potential retaliatory actions.

The purposes pursued are therefore to encourage and facilitate reporting within the corporate environment and to reduce the risk of misconduct by building and strengthening relationships of trust with stakeholders and by promoting and enhancing a corporate culture based on transparency, integrity, good governance, and compliance.

The EthicPoint System

EthicPoint is an external service certified with respect to the protection of the reporting person’s confidentiality. Its approach is service-oriented: it does not merely provide a channel through which reports may be submitted, but also offers genuine professional assistance and advisory support to reporting persons, who may freely use the service, in complete confidentiality, even without formally submitting a report.

For this reason, it is essential that, prior to taking any action, the EthicPoint experts be contacted, as they are able to provide all necessary information.

1. Purpose and Scope of Application

This document sets out the rules for the proper and effective management of a report submitted by an individual (the “Reporting Person”), including for the purpose of identifying and removing potential risk factors and, where necessary, involving the competent authorities.

The purpose of this document is to provide the Reporting Person and all parties involved with clear operational guidance regarding the subject matter, contents, recipients, methods of transmission and management of reports, as well as all forms of protection available under applicable law and internal procedures.

This procedure has also been prepared as a guide for the drafting of circulars, informational documents, and training materials intended for the persons involved.

It applies to all activities carried out by the Company (Executive Search, Search & Selection, Consulting, Communication).

2. Terms and Definitions: Essential Concepts

Before reading this procedure concerning the management of reports, reference should be made to the entirety of Legislative Decree No. 24/2023, which sets out the relevant whistleblowing terminology and definitions.

3. What may be reported and what may not be reported

Taking into account the provisions of applicable legislation and relevant best practices, reports may concern acts or omissions, whether committed or attempted, that:

• constitute violations of national or European Union laws affecting the public interest or the integrity of a public administration or private entity, of which the reporting person became aware in a public or private work-related context, as specifically referred to in Legislative Decree No. 24 of 10 March 2023;
• may result in administrative or criminal sanctions or other administrative measures, including against the Company pursuant to Legislative Decree No. 231/2001, where applicable;
• concern the abuse of powers entrusted to an employee for the purpose of obtaining private benefits;
• constitute evidence of a malfunction within the Company due to the misuse of assigned functions for private purposes (for example: waste, nepotism, repeated failure to comply with procedural deadlines, non-transparent hiring practices, accounting irregularities, false statements, violations of environmental regulations, and breaches of occupational health and safety regulations);
• are carried out in violation of the Code of Ethics, the Internal Company Regulations, the Organisational, Management and Control Model pursuant to Legislative Decree No. 231/2001, where applicable, or other Company provisions subject to disciplinary sanctions;
• are likely to cause financial or reputational damage to the Company or its shareholders;
• are likely to cause prejudice to employees or other persons carrying out activities for the Company.

Only violations concerning Human Value S.r.l. may be reported, provided that the reporting person has actual knowledge of such violations or reasonable grounds to suspect them, based on specific and concrete factual elements.

The following do not constitute reportable violations:

• complaints, claims, or requests relating to the personal interests of the reporting person;
• complaints, claims, or requests concerning exclusively the employment relationship of the reporting person and relations between such person and his or her hierarchical superiors;
• complaints, claims, or requests of a general nature or that do not specifically concern one of the violations listed above;
• reports concerning information protected by legal professional privilege or medical confidentiality, or otherwise falling within the principle of confidentiality of judicial deliberations.

Important: where an employee believes that his or her personal interests have been harmed, or that issues have arisen in connection with his or her employment relationship or dealings with a hierarchical superior, such employee shall in all cases be required to make use of ordinary remedies and protections, including, by way of example, discussions with the employer, trade union assistance, or legal counsel.

4. Reporting Channels

Reporting Tools

The Company has established an independent and certified reporting channel by implementing a dedicated system for the collection and management of reports.

The adopted channel allows all internal and external stakeholders to report any violation provided for under Legislative Decree No. 24 of 2023 and the Company’s internal procedures, while ensuring effective and confidential communication.

The reporting methods available are as follows:

1. Landing page: https://humanvalue.it/whistleblowing/
2. O. Box No. 301 c/o Mail Boxes Etc. – MBE Centre 0197
   Postal address (Via Cenisio 37, 20154 Milan):
   Audit People S.r.l. – Benefit Corporation
   Indicating the name of the Organisation and, where applicable, the double-envelope procedure.
3. Toll-Free Number 800 985 231 with voicemail service (valid only within Italy).

Pursuant to Article 4, paragraph 3 of Legislative Decree No. 24 of 2023, the Reporting Person may request an in-person meeting in order to submit the report orally.

5. Management of the Report

Persons Involved (Potential Reporting Persons)

The Company identifies both internal and external stakeholders as potential reporting persons. By way of example, these include:

• employees of public administrations, employees of public economic entities, private-law entities subject to public control, in-house companies, bodies governed by public law, or public service concessionaires;
• employees of private-sector entities;
• self-employed workers, independent professionals, and consultants providing services to public-sector or private-sector entities;
• volunteers and trainees, whether paid or unpaid, performing activities for public-sector or private-sector entities;
• shareholders and persons performing administrative, managerial, supervisory, oversight, or representative functions;
• facilitators;
• persons operating within the same work environment as the reporting person who are linked to him or her by a stable emotional relationship or by kinship up to the fourth degree;
• colleagues of the reporting person who work in the same work environment and maintain a regular and ongoing relationship with that person.

Protection also applies when:

• the legal relationship has not yet commenced, provided that the information regarding the violations was acquired during the recruitment process or other pre-contractual stages;
• during the probationary period;
• after termination of the legal relationship, provided that the information regarding the violations was acquired during the course of that relationship.

Confidentiality Obligation

The purpose of this procedure is to ensure the protection of the Reporting Person by keeping his or her identity confidential, provided that the report originates from an identifiable and recognisable individual.

Anonymous reports, where sufficiently detailed and adequately substantiated, such that they are capable of identifying facts and circumstances within a specific context, shall be treated in the same manner as ordinary reports.

Anonymous reports and their handling shall in any event be managed through the same channels established for confidential reports, even where subsequent interaction with the anonymous reporting person is not possible.

Recipients of Reports

The designated recipients are:

1. EthicPoint – Certified external service for the protection of reporting persons;
2. Chief Executive Officer (CEO);
3. HR Manager.

6. Procedure and Responsibilities of the Persons Receiving the Report

Assessment of the Merits of the Report

EthicPoint receives the report and forwards it to the designated internal functions, issuing an acknowledgment of receipt to the Reporting Person within seven (7) days from the date of receipt.

The designated internal functions shall diligently follow up on reports received and provide feedback within three (3) months from the date of the acknowledgment of receipt or, where no acknowledgment has been issued, within three (3) months from the expiry of the seven-day period following submission of the report, through the above-mentioned e-mail address or through the contact details that the reporting person may have provided through the selected reporting channel.

All information shall be processed in accordance with the provisions concerning the protection of reporting persons.

Where necessary, the designated internal functions may request clarifications from the Reporting Person or from any other individuals involved in the report, adopting all appropriate safeguards.

They shall also assess the merits of the circumstances described in the report through any activity deemed appropriate, including the collection of documentation and interviews with individuals who may provide information concerning the reported facts, in compliance with the principles of impartiality, confidentiality, and protection of the Reporting Person’s identity.

Based on its assessment of the facts reported, the Company may decide to close the report without further action where it is clearly and manifestly unfounded.

The Company may directly dismiss reports in specific cases.

Where elements are identified that indicate the report is not manifestly unfounded, the designated internal functions shall forward the report to the competent persons designated by the Company for the adoption of any necessary measures.

Assessment of the Merits of Anonymous Reports

The Company’s assessment process is substantially the same for both confidential and anonymous reports. However, in the case of anonymous reports, the following considerations shall apply:

• a greater level of scrutiny shall be applied in assessing the elements that would justify direct dismissal of the report;
• communication with the Reporting Person shall take place only where technically feasible.

7. Protection of the Reporting Person

The Company formally declares that no form of discrimination or retaliation shall be implemented against a Reporting Person. On the contrary, any conduct of this nature shall be subject to sanctions.

In particular, pursuant to Article 17 of Legislative Decree No. 24 of 2023, reporting persons (whistleblowers) may not be subjected to any form of retaliation.

Such protection shall not apply where the report contains false information provided intentionally or as a result of gross negligence.

In the event of suspected discrimination or retaliation against the Reporting Person connected to the report, or abuse of the reporting system by the Reporting Person, the Company may impose disciplinary sanctions.

Support measures are available to reporting persons, including:

• information;
• free assistance and advisory services regarding reporting procedures and protection against retaliation.

8. Responsibility of the Reporting Person

This Policy is without prejudice to any criminal, civil, or disciplinary liability arising from defamatory or malicious reports, including under the Italian Criminal Code and Article 2043 of the Italian Civil Code.

Disciplinary liability and liability before the competent authorities may also arise from any abuse of this Policy, including reports that are manifestly opportunistic or submitted solely for the purpose of damaging the reported person or other individuals, as well as any other improper use or intentional instrumentalisation of the Company through the procedures governed by this Policy, including unfounded reports made intentionally or with gross negligence.

9. Sanctions Framework

An effective whistleblowing system must provide for sanctions both against Reporting Persons, in cases of abuse of the reporting mechanism, and against reported individuals where the reported misconduct is substantiated, in accordance with applicable legislation, including any applicable collective bargaining agreements and, specifically, Legislative Decree No. 24 of 2023 concerning the protection of persons who report breaches of European Union law and national legal provisions.

10. Further Information and Contacts

For any further information regarding the Whistleblowing Procedure, please contact:

Daniela Orsi
daniela.orsi@humanvalue.it

Whistleblowing

Strumento di CSR, essenziale per gestire i rischi e tutelare i lavoratori

Una corretta ed efficace gestione delle segnalazioni (Whistleblowing) è di estrema importanza per garantire il rispetto dei principi di legalità e di trasparenza definiti dalla Società (responsabilità sociale di impresa), nel rispetto delle disposizioni legislative vigenti e delle regole di condotta della Società stessa.

Lo strumento di Whistleblowing contribuisce ad individuare e combattere ogni forma di illecito, a tutelare i soci da danni economici e all’immagine, a diffondere la cultura dell’etica, della legalità e della trasparenza all’interno dell’azienda e a rafforzare il sistema dei controlli interni e della gestione dei rischi.

Gli obiettivi della Società attraverso la presente procedura sono dunque:

• garantire trasparenza ed efficienza dei canali di segnalazione applicato;
• gestire tempestivamente le segnalazioni avanzate dai soggetti così come definiti;
• garantire la tutela dei dati personali dei soggetti segnalanti ed eventualmente l’anonimato qualora ne facessero richiesta;
• proteggere i soggetti segnalanti da potenziali ed eventuali situazioni di ritorsione.

Le finalità perseguite sono, dunque, di incoraggiare e facilitare le Segnalazioni all’interno della realtà aziendale e di ridurre i rischi di illeciti, costruendo e rafforzando il rapporto di fiducia con gli stakeholder e promuovendo e accrescendo una cultura aziendale basata su fattori di trasparenza, integrità, buona governance e compliance aziendale.

Il sistema EthicPoint

EthicPoint è un servizio esterno e certificato in termini di tutela della riservatezza del segnalante. Il suo approccio è quello del “servizio”, ossia non offrire solo un canale per inviare le segnalazioni, ma una vera e propria forma di assistenza e consulenza (professionale) al segnalante, che è libero di utilizzarla anche senza formalizzare la segnalazione in completa riservatezza.

Per questo è essenziale che prima di ogni azione siano contattati gli esperti di EthicPoint che potranno fornire tutte le informazioni necessarie.

1. Scopo e campo di applicazione

Il presente documento definisce le regole per una gestione corretta ed efficace di una segnalazione da parte di un soggetto (Segnalante), anche al fine di individuare e rimuovere i possibili fattori di rischio e attivare, se necessario, le autorità competenti.

L’obiettivo del presente documento è quello di fornire al segnalante ed a tutti i soggetti coinvolti chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione e gestione delle segnalazioni, nonché di tutte le forme di tutela che sono offerte, ai sensi di legge e delle procedure interne.

La presente procedura è stata definita anche come guida per la preparazione di circolari o documenti informativi e formativi per i soggetti coinvolti.

Si applica a tutte le attività svolte dalla Società (Executive Search, Search & Selection, Consulting, Communication)

2. Termini e definizioni: concetti essenziali da conoscere

Prima di procedere con la lettura della presente procedura relativa alla gestione delle segnalazioni, si raccomanda la lettura della norma (D.Lgs. 24/2023) per intero in cui vengono indicati termini e definizioni in ambito Whistleblowing.

3. Cosa si può segnalare e cosa non si può segnalare

In considerazione anche di quanto previsto dalle altre normative e dalle best practices di riferimento, la segnalazione può riguardare azioni od omissioni, commesse o tentate, che:

• violino le disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato, specificamente richiamate nel Decreto 24 del 10 marzo 2023;
• siano passibili di sanzioni amministrative o penali o di altre misure amministrative, anche nei confronti della Società ai sensi del D. Lgs. 231/2001, ove applicabili;
• siano riferibili all’abuso del potere affidato ad un dipendente, al fine di ottenere vantaggi privati;
• siano l’evidenza di un mal funzionamento della Società a causa dell’uso a fini privati delle funzioni attribuite (ad esempio: sprechi, nepotismo, ripetuto mancato rispetto dei tempi procedimentali, assunzioni non trasparenti, irregolarità contabili, false dichiarazioni, violazione delle norme ambientali e di sicurezza sul lavoro);
• siano poste in essere in violazione del Codice Etico, del Regolamento interno aziendale, del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex d.lgs. 231/2001 ove applicabili o di altre disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare;
• siano suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale o di immagine alla Società o ai soci/azionisti;
• siano suscettibili di arrecare un pregiudizio ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività presso la Società.

Possono essere segnalate unicamente le violazioni che riguardano Human Value Srl di cui la persona segnalante ha una conoscenza certa o delle quali la stessa ha un sospetto ragionevole in quanto fondato su elementi di fatto certi e concreti.

Non sono invece violazioni segnalabili:

• contestazioni, rivendicazioni o richieste relative ad un interesse di carattere personale della persona che effettua la segnalazione;
• contestazioni, rivendicazioni o richieste che attengono esclusivamente al rapporto di lavoro di chi effettua la segnalazione e a rapporti tra lo stesso e i suoi superiori gerarchici;
• reclami, contestazioni o richieste di carattere generale o che comunque non abbiano specificamente ad oggetto una delle violazioni in precedenza elencate;
• segnalazioni relative a informazioni coperte da segreto forense o medico oppure rientranti nel principio di segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali.

Importante: laddove un lavoratore ritenga di aver subito violazioni di un proprio interesse personale oppure nell’ambito del proprio rapporto di lavoro o ancora nella gestione dei rapporti con il proprio superiore gerarchico, sarà sempre e comunque tenuto ad utilizzare i rimedi e le tutele ordinarie, ovvero a titolo esemplificativo il confronto con il proprio datore di lavoro, l’assistenza dei sindacati o il ricorso alla assistenza legale.

4. I canali di segnalazione

Strumenti di segnalazione

La Società ha istituito un canale di segnalazione indipendente e certificato dotandosi di un apposito indirizzo per la raccolta e la gestione delle segnalazioni.

Il canale adottato consente di segnalare qualsiasi violazione prevista dal Decreto 24 del 2023 e dalle procedure aziendali da parte di tutti gli stakeholder, interni ed esterni, garantendo una comunicazione efficace e riservata.

Le modalità di segnalazione attivate sono le seguenti:

1. Landing page: https://humanvalue.it/whistleblowing/
2. PO BOX 301 c/o Mail Boxes Etc. – Centro MBE 0197

Indirizzo di casella postale (Via Cenisio 37, 20154 Milano): Audit People S.r.l – Società Benefit – Indicando il nome dell’Organizzazione e se prevista la procedura della doppia busta

3. Numero Verde 800 985 231 con messaggistica vocale (valido solo per l’Italia)

Ai sensi dell’Articolo 4, comma 3 del Decreto legislativo 24 del 2023 il Segnalante, può richiedere un incontro in presenza per esporre oralmente la propria segnalazione.

1. Gestione della segnalazione

I soggetti coinvolti (potenziali segnalanti)

La Società individua quali potenziali segnalanti sia gli stakeholder interni che esterni. A titolo di esempio, si citano:

• i dipendenti delle amministrazioni pubbliche, i dipendenti degli enti pubblici economici, degli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico, delle società in house, degli organismi di diritto pubblico o dei concessionari di pubblico servizio;
• i lavoratori subordinati di soggetti del settore privato;
• i lavoratori autonomi, i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
• i facilitatori;
• le persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• i colleghi di lavoro della persona segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente.

Anche quando:

• il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Obbligo di riservatezza

L’obiettivo della presente procedura è di assicurare la tutela del Segnalante, mantenendo riservata la sua identità, solo nel caso di segnalazioni provenienti da soggetti individuabili e riconoscibili.

Le segnalazioni anonime, ove queste siano adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, ove cioè siano in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati, sono equiparate alle segnalazioni ordinarie. Le segnalazioni anonime e il loro trattamento avvengono comunque attraverso gli stessi strumenti previsti per quelle riservate, anche qualora l’interlocuzione con il segnalante anonimo non fosse possibile dopo la segnalazione stessa.

I destinatari della segnalazione

I referenti sono:

1. EthicPoint – Servizio esterno certificato a tutela del segnalante
2. Amministratore Delegato
3. HR Manager

2. Procedura e compiti di chi riceve la segnalazione

Verifica della fondatezza della segnalazione

EthicPoint prende in carico la segnalazione che viene trasmessa alle funzioni interne incaricate, rilasciando alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione.

Le funzioni interne danno diligente seguito alle segnalazioni ricevute fornendone riscontro entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento della stessa o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, attraverso l’indirizzo e-mail di cui sopra o attraverso i riferimenti che il segnalante eventualmente trasmetterà nella modalità di segnalazione optata.

Tutte le informazioni saranno gestite in accordo alle disposizioni in materia di tutela del segnalante.

Se indispensabile, le funzioni interne richiedono chiarimenti al segnalante o a eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione, con l’adozione delle necessarie cautele.

Verificano inoltre la fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione attraverso ogni attività che si ritiene opportuna, compreso l’acquisizione di documentazione e l’audizione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti segnalati, nel rispetto dei principi di imparzialità, riservatezza e tutela dell’identità del Segnalante.

La Società, sulla base di una valutazione dei fatti oggetto della segnalazione, può decidere, in caso di evidente e manifesta infondatezza, di archiviare la segnalazione.

La Società dispone l’archiviazione diretta delle segnalazioni in determinati casi.

Nel caso si ravvisino elementi di non manifesta infondatezza del fatto, le funzioni interne incaricate inoltrano la segnalazione, anche per l’adozione dei provvedimenti conseguenti, ai soggetti competenti designati dalla Società.

Verifica della fondatezza della segnalazione anonima

La fase di verifica della fondatezza della segnalazione da parte della Società è analoga sia per la segnalazione riservata che per quella anonima. Tuttavia, per la segnalazione anonima si terrà conto delle seguenti indicazioni:

• la necessità di un maggiore approfondimento nella verifica degli elementi che ne escludono la archiviazione diretta;
• il contatto del Segnalante da parte della Società avverrà se tecnicamente possibile.

3. Tutela del segnalante

La Società dichiara formalmente che non verrà messa in atto nessuna forma di discriminazione o ritorsione nei confronti del segnalante; al contrario, ogni comportamento in tale direzione sarà sanzionato. In particolare, ai sensi dell’articolo 17 del Decreto legislativo 24 del 2023, è espressamente statuito che i soggetti segnalanti (whistleblower), non possono subire alcuna ritorsione. La tutela non trova applicazione nei casi in cui la segnalazione riporti informazioni false rese con dolo o colpa grave.

In caso di sospette discriminazioni o ritorsioni nei confronti del Segnalante, correlabili alla segnalazione, o di abusi dello strumento di segnalazione da parte dello stesso, la Società può provvedere all’irrogazione di sanzioni disciplinari.

Sono previste misure di sostegno per il soggetto segnalante:

• Informazioni;
• assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni.

4. Responsabilità del segnalante

La presente policy lascia impregiudicata la responsabilità penale, civile e disciplinare nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria anche ai sensi del Codice penale e dell’art. 2043 del Codice civile.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente policy, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche o compiute al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione della Società oggetto della presente procedura, nonché di segnalazioni infondate effettuate con dolo o colpa grave.

5. Il Sistema sanzionatorio

Un sistema di whistleblowing efficace deve prevedere delle sanzioni sia nei confronti del Segnalante, in caso di abuso dello strumento di segnalazione, che nei confronti dei segnalati in caso di accertamento degli illeciti segnalati secondo quanto disposto dalla normativa vigente, inclusa la contrattazione collettiva applicabile, e nello specifico dal Decreto legislativo 24 del 2023 in materia protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali.

6. Ulteriori informazioni e contatti

Per ogni ulteriore informazione relativa alla procedura Whistleblowing, è possibile rivolgersi a: Daniela Orsi – daniela.orsi@humanvalue.it