Whistleblowing

Whistleblowing is the process through which individual persons (whistleblowers or reporters) report illicit, incorrect, or dangerous activities within an organization. Reports can be made internally, through established channels within the organization or externally, to regulatory bodies, judicial authorities, media, or other external organizations.

Procedure and protection of reporters

Who can make a report?

Human Value, an affiliate of Kienbaum, commits to maintaining ethical and responsible behavior and encourages the following categories of people to do the same and report any irregularities:

• Employees of Human Value;
• Self-employed workers, including those referred to in law n. 81/2017 and collaborators according to article 409 of the code of civil procedure and article 2 of legislative decree 81/2015 who work for Human Value;
• Workers and collaborators of suppliers of goods or services operating for Human Value;
• Freelancers and consultants working in Human Value;
• Interns engaged in activities at Human Value;
• Shareholders, partners, and persons with roles of administration, management, control, supervision, or representation for Human Value.

For this purpose, Human Value has defined specific rules and a whistleblowing process, entrusting the management of Designated Function (OdV) as provided by D.lgs 24/2023.

Protection of reporters

Human Value ensures secure channels for reporting, protecting the identity of the reporter and the content of the report, safeguarding them from retaliation. Facilitators, family members, colleagues of the reporter, and connected entities are also protected.

Any retaliatory behavior against reporters will result in disciplinary measures and, if necessary, complaints to the judicial authority if the actions constitute a crime.

Scope of protection

Protection applies during the work relationship with Human Value, also in pre-contractual phases, during the trial period, and after the conclusion of the relationship if the violations have been identified during the collaboration.

What to report?

Reporting of incorrect, dishonest, or illegal activities is encouraged. Reports not relevant or clearly unfounded or based on publicly available information will not be considered.

Procedure of reporting

Reports can be made in writing, via registered mail or ordinary mail, or through a confidential meeting. The use of two envelopes is recommended to separate the reporter’s identification data from the report itself.

For the whistleblower who prefers to report in writing via registered mail (preferred) or ordinary mail, it is advisable that the report is placed in two sealed envelopes: the first with the reporter’s identification data along with a photocopy of the identification document (if the reporter does not wish to remain anonymous); the second with the report, so as to separate the reporter’s identification data from the report.

It is recommended, where possible, that the whistleblower indicates a reference (for example, an email address with a name not necessarily traceable to the whistleblower and not on the corporate domain of Human Value) so that they can be subsequently contacted for any in-depth analysis and to acknowledge that their report has been received and taken over. Both envelopes should then be placed in a third sealed envelope bearing the word “confidential” on the outside addressed to ODV at Human Value Via Albricci, 7 20122 Milan.

The report is then subject to confidential registration, through an independent register, by Human Value.

Should the reporter use only one envelope, their report will still be taken over.

Finally, should the whistleblower wish to have a confidential meeting with the Designated Function or the OdV, they can request it through the report in writing (as previously indicated), preferably indicating the place where the meeting is to be organized, which will be verbalized and signed by the reporter only with their consent. If requested by the reporter, a meeting can also be organized via a remote platform (e.g., teams).

The whistleblower, if they deem it appropriate, can also seek support by requesting one or more meetings with a facilitator/s who can also act as a mediator.

External reporting channel

In certain cases, the reporter can turn to ANAC through the website https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ if the internal channels do not ensure adequate protection or if the internal report has not been followed up.

1. The internal channel provided by the company does not appear suitable to protect the confidentiality of the people and the content of the report.
2. The company has not followed up on a report made through the internal channel.
3. There is a clear probability that a potential report would not be followed up or would lead to a concrete risk of retaliation against the reporter or other persons.
4. There is a concrete and imminent or obvious danger to the public interest (for example, an emergency situation or risk of irreversible damage, also to the physical safety of one or more persons) that requires the violation to be disclosed promptly and to have a wide resonance to prevent its possible effects.

Cases 3 and 4 must be based on solid reasons and not mere speculations.

Furthermore, the reporter who believes they have suffered retaliation following a report made can communicate the incident to ANAC as provided by art. 19 of D. Lgs. 24/2023, to allow it to carry out the checks provided by the legislation and possibly impose a sanction on the subject who implemented the retaliatory measure. At the time of publishing these instructions, access to the reporting channel is available on the institutional website of ANAC at the page https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

Additional protection measures

It is recommended to use a non-corporate internet connection and to navigate anonymously to protect the reporter’s privacy.

Content of the report

The report should include details on the alleged responsible parties and a description of the violations, specifying the context and circumstances in which they occurred. It is advisable to attach any supporting documentation.

Anonymous reporting

Although non-anonymous reports are preferred to facilitate investigations, anonymous reports can be made, provided they are detailed and substantiated.

Management of reports

The whistleblowing process includes the reception, preliminary evaluation, investigation, and closure of the report.

The ODV communicates the start of investigations to the reporter within 7 days of receipt.

The investigation results may require multiple steps and in-depth analyses, and the process may involve other subjects authorized to handle the personal data of the reporter and other persons involved in the report. In no case will any subjects involved in the reported activities participate in this activity.

However, if the reports are subject to a complaint to the Authorities, the obligation of confidentiality of the identity of the involved or mentioned subjects may be waived in the ways and under the conditions provided by the applicable legislation. The identity of the reporter and any other information from which it could be inferred can be revealed to persons other than those competent to manage the report only with the consent of the reporter, or when mandatory or legitimate under the applicable legislation or the disclosure of the identity is indispensable (for example, in the context of investigations initiated by the judicial authority); in these last two cases, the reporter will be informed by Human Value about the reasons for such communication.

At the end of the investigation (and within a maximum of three months from the report), the results are communicated to the Board of Directors, and if applicable, proposed measures of prevention, mitigation, penalization that it may adopt. In some cases, the Designated Function does not proceed to handle the report, in which case it provides adequate motivation to the reporter.

Such conditions occur:

• if the report concerns facts that – although concerning Human Value – result in “irrelevant reports,” such as commercial complaints, commercial proposals, marketing activities;
• if there are known ongoing investigations by Public Authorities (e.g., judicial authorities and administrative bodies) on the reported facts;
• if the report relates to facts already previously known and fully ascertained and without the new report having added or allowing to add further elements or aspects with respect to what was already known (i.e., outdated reports), or if only documentation is produced in the absence of the reporting of illicit conduct or irregularities;
• if the Designated Function shows incompetence on the reported issues, it archives the report, providing feedback to the reporter and possibly directing them to another entity to which the report can be made. In some cases, it may be necessary, with the prior authorization of the reporter, to communicate their data to authorized third parties; while the Board of Directors reserves the right to communicate the subject of the report to the Judicial Authority without previously requesting the consent of the reporter (art 12 paragraph 3 D.Lgs 24/2023 “In the context of criminal proceedings, the identity of the reporting person is covered by secrecy in the ways and within the limits provided by article 329 of the code of criminal procedure”).

Certain reports may not be processed if not relevant or if there are already ongoing investigations. In these cases, adequate motivation will be provided to the reporter.

This page was updated on April 4^th, 2024.

Whistleblowing

Il whistleblowing è il processo attraverso il quale singoli individui (i whistleblower o segnalanti) riportano attività illecite, scorrette, o pericolose all’interno di un’organizzazione.

Le segnalazioni possono essere fatte internamente, attraverso canali stabiliti all’interno dell’organizzazione o esternamente, a enti regolatori, autorità giudiziarie, media o altre organizzazioni esterne.

Procedura e tutela dei segnalanti

Chi può effettuare una segnalazione?

Human Value si impegna a mantenere un comportamento etico e responsabile e incoraggia le seguenti categorie di persone a fare altrettanto ed a segnalare eventuali irregolarità:

• dipendenti di Human Value;
• lavoratori autonomi, inclusi quelli riferiti alla legge n. 81/2017 e collaboratori secondo l’art. 409 del codice di procedura civile e l’art. 2 del d.lgs. 81/2015 che lavorano per Human Value;
• lavoratori e collaboratori di fornitori di beni o servizi che operano per Human Value;
• liberi professionisti e consulenti che lavorano in Human Value;
• tirocinanti impegnati in attività in Human Value;
• azionisti, soci, e persone con ruoli di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza per Human Value.

A tal fine, Human Value ha definito regole specifiche e un processo di whistleblowing, affidando la gestione del canale di segnalazione all’Organismo di Vigilanza (ODV) come previsto dal D.lgs 24/2023.

Protezione dei segnalanti

Human Value assicura canali sicuri per la segnalazione, proteggendo l’identità del segnalante e il contenuto della segnalazione, salvaguardandoli da ritorsioni. Anche i facilitatori, familiari, colleghi del segnalante e le entità collegate sono tutelati.

Eventuali comportamenti ritorsivi contro i segnalanti comporteranno provvedimenti disciplinari e denunce all’autorità giudiziaria se ricorressero gli estremi di un reato.

Ambito di protezione

La protezione si applica durante il rapporto di lavoro con Human Value, anche in fasi precontrattuali, durante il periodo di prova, e dopo la conclusione del rapporto se le violazioni sono state identificate durante la collaborazione.

Cosa segnalare?

Si incoraggia la segnalazione di attività scorrette, disoneste o illegali. Non saranno considerate segnalazioni non pertinenti, palesemente prive di fondamento  o basate su informazioni di dominio pubblico.

Modalità di segnalazione

Le segnalazioni possono essere effettuate per iscritto, tramite raccomandata o posta ordinaria, o mediante un incontro riservato. È consigliato l’uso di due buste per separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione stessa.

Per il segnalante che privilegia la segnalazione in forma scritta tramite raccomandata (da preferire) o posta ordinaria, è opportuno che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento  (se il segnalante non volesse mantenere l’anonimato); la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.

Si raccomanda, per quanto possibile che il segnalante indichi un suo riferimento (ad esempio una casella mail con un nominativo non necessariamente riconducibile al segnalante e non su dominio aziendale di Human Value) in modo da essere successivamente contattato per eventuali approfondimenti e per dare riscontro che la sua segnalazione è stata ricevuta e presa in carico. Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” indirizzata a “Organo di gestione del canale di segnalazione” presso Human Value Via Albricci, 7 20122 Milano.

La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, mediante autonomo registro, da parte di Human Value.

Laddove il segnalante non utilizzasse una sola busta la sua segnalazione verrà comunque presa in carico.

Infine, laddove il segnalante desiderasse ottenere un colloquio riservato con l’ODV o con un membro dell’Organo di gestione del canale di segnalazione interno lo può richiedere tramite la segnalazione in forma scritta (secondo le modalità precedentemente indicate) indicando preferibilmente il luogo dove desidera che sia organizzato l’incontro che sarà verbalizzato e sottoscritto dal segnalante solo con il suo consenso. Laddove fosse richiesto da parte del segnalante può essere organizzato anche un incontro tramite piattaforma a distanza (es. teams).

Il segnalante se lo ritiene opportuno può ricorrere anche al supporto, richiedendo uno o più incontri, a un facilitatore/i che può svolgere anche il ruolo di mediatore.

Canale esterno di segnalazione

In certi casi, il segnalante può rivolgersi all’ANAC tramite il sito https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ se:

1. il canale interno messo a disposizione dell’azienda non appare idoneo a tutelare la riservatezza delle persone e del contenuto della segnalazione;
2. l’azienda non ha dato seguito ad una segnalazione effettuata tramite il canale interno;
3. esiste una evidente probabilità che un’eventuale segnalazione non avrebbe seguito o determinerebbe un concreto rischio di ritorsioni nei confronti del segnalante o di altre persone;
4. esiste un concreto pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio una situazione di emergenza o di rischio di danno irreversibile, anche per l’incolumità fisica di una o più persone) che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un’ampia risonanza per impedirne i possibili effetti).

I casi 3 e 4 devono basarsi su fondati motivi e non su semplici illazioni.

Inoltre, il segnalante che ritenga di aver subito una ritorsione a seguito di una segnalazione effettuata può comunicare l’accaduto all’ANAC secondo quanto previsto dall’art. 19 del D. Lgs. 24/2023, al fine di permettere a quest’ultima di svolgere gli accertamenti previsti dalla normativa ed eventualmente irrogare una sanzione al soggetto che ha messo in atto la misura ritorsiva.

Al momento della pubblicazione di questa istruzione l’accesso al canale di segnalazione è disponibile sul sito istituzionale di ANAC alla pagina https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

Ulteriori misure di protezione

Si consiglia di utilizzare un collegamento internet non aziendale e di navigare in modo anonimo per proteggere la privacy del segnalante.

Contenuto della segnalazione

La segnalazione dovrebbe includere dettagli sui presunti responsabili e una descrizione delle violazioni, specificando il contesto e le circostanze in cui si sono verificate. È opportuno allegare qualsiasi documentazione a supporto.

Segnalazioni anonime

Sebbene si privilegino le segnalazioni non anonime per facilitare le indagini, è possibile effettuare segnalazioni anonime, purché siano dettagliate e circostanziate.

Gestione delle segnalazioni

Il processo di whistleblowing prevede la ricezione, valutazione preliminare, indagine e chiusura della segnalazione. L’ODV comunica al segnalante l’avvio delle indagini entro 7 giorni dalla ricezione.

I risultati dell’indagine possono prevedere più passaggi ed approfondimenti e la stessa potrà coinvolgere altri soggetti che sono autorizzati a trattare i dati personali del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione. A questa attività non parteciperanno in nessun caso eventuali soggetti coinvolti nella segnalazione effettuata. Tuttavia, nel caso in cui le segnalazioni siano oggetto di denuncia alle Autorità, l’obbligo di riservatezza dell’identità dei soggetti coinvolti o menzionati nella segnalazione potrebbe venire meno nei modi ed alle condizioni previste dalla normativa applicabile. L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui la si potrebbe evincere possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a gestire la segnalazione solo con il consenso del segnalante, oppure quando obbligatorio o legittimo ai sensi della normativa applicabile o la rivelazione dell’identità è indispensabile (ad esempio nell’ambito di indagini avviate all’autorità giudiziaria); in questi ultimi due casi, il segnalante sarà informato da Human Value in merito ai motivi di tale comunicazione.

Al termine dell’indagine (ed al massimo entro tre mesi dalla segnalazione) vengono comunicati, al Consiglio di Amministrazione i risultati della stessa e, se del caso, proposte le misure di prevenzione, mitigazione, penalizzazione che quest’ultimo può adottare.

In alcuni casi l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna non procede a trattare la segnalazione, nel qual caso ne fornisce adeguata motivazione al segnalante. Tali condizioni si verificano:

• qualora la segnalazione abbia ad oggetto fatti che – seppur riguardanti Human Value – risultano “segnalazioni non inerenti”, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: reclami di natura commerciale, proposte commerciali, attività di marketing;
• qualora sui fatti segnalati sia nota l’esistenza di indagini in corso da parte di Pubbliche Autorità (es. autorità giudiziarie e organi amministrativi);
• qualora la segnalazione sia relativa a fatti già in precedenza noti e compiutamente accertati e senza che la nuova segnalazione abbia aggiunto o consenta di aggiungere elementi o aspetti ulteriori rispetto a quanto già conosciuto (c.d. segnalazioni superate), ovvero qualora venga solo prodotta documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;
• qualora l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna manifesti incompetenza sulle questioni segnalate.

In tutti questi casi l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna archivia la segnalazione dandone riscontro al segnalante ed eventualmente indirizzandolo verso altro soggetto a cui far pervenire la suddetta segnalazione.

In alcuni casi può essere necessario, previa autorizzazione del segnalante, comunicare a soggetti terzi autorizzati i suoi dati; mentre il Consiglio di Amministrazione si riserva di comunicare l’oggetto della segnalazione all’Autorità Giudiziaria senza richiedere preventivamente il consenso del segnalante (art 12 comma 3 D.Lgs 24/2023 “Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale”).

Le segnalazioni possono non essere trattate se non pertinenti o se esistono già indagini in corso. In questi casi, si fornirà una motivazione adeguata al segnalante.

Questa pagina è stata aggiornata il 4 aprile 2024.